1. YÖNETİMİN DEVRALINMASI İLE BİRLİKTE VERİLECEK HİZMETLER:
a. Firmamıza Resmi Unvan Kazandırma.
(1) 634 Sayılı Kat Malikleri Kanununda toplantıların düzenlendiği 29,30 ve 31’inci maddelerinde yazılı bulunan usül ve esaslar çerçevesinde bir toplantı planlanacak ve “Kat Malikleri” davet edilecektir.
(2) Toplantıda Apartman ile firmamız arasında yapılacak olan sözleşmeyi imzalamak için tüm kat maliklerini temsilen en az bir kişi seçilecek ve bu kişiye firmamızla sözleşme imzalama yetkisi verilecektir.
(3) Yapılan toplantı neticesinde personel, genel bütçe, temizlik ,bakım, onarım, yenileme, güvenlik, hukuki ve idari hizmetler gibi hususlarda kararlar alınacak ve bu kararlar karar defterine geçirilecek ve Yönetim Kurulu tüm bu hususlarda yetkilendirilecektir.
Bu Yetkilendirme ve Resmi Unvan Kazandırma Sonrasında HIZLI – EKONEMİK -KALICI ve SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK ilkelerine bağlı kalınarak;
b. Personel Hizmetleri Şu Şekilde Yürütülecektir.
(1) Konut kapıcıları tüzüğünün 3/g maddesi uyarınca Çalışan Personelin görev talimatları hazırlanarak kendilerine tebliğ edilecektir.
(2) Personelin maaşları, SSK primleri, kıdem ve ihbar tazminatı fonu kesintileri takip edilecektir.
(3) Personel izin çizelgesi tanzim edilerek izinlerin görevi aksatmadan yapılması sağlanacaktır.
c. Temizlik Hizmetleri Şu Şekilde Yürütülecektir.
(1) Binanın çatısı, bacaları, dış yüzeyleri, iç yüzeyleri, asansörleri, merdivenleri, kapıları ve bahçesi dahil dış çevresini kapsayacak şekilde ayrıntılı bir temizlik planı yapılacaktır.
(2) Varsa kapıcı, yok ise temizlik firmaları aracılığı ile temizlik hizmetleri düzenli yürütülecektir.
(3) Böceklerin üreme mevsimleri dikkate alınarak uzman firmalar aracılığıyla her yıl düzenli ilaçlama faaliyetleri yürütülecektir.
ç. Teknik Hizmetler Şu Şekilde Yürütülecektir
(1) 20 Aralık 1995 Tarihli 22499 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan “Asansör Yönetmeliği” esasları çerçevesinde “(CE), İşletme ruhsatı, Garanti belgesi, Marka Tescil Belgesi, Hizmet Yeterlilik Belgesi, “ ne sahip bir asansör firması ile yıllık sözleşme yapılarak aylık kontroller düzenli olarak yaptırılacaktır.
(2) Asansör Yönetmeliğinin 25’inci maddesi gereği her yıl bağlı bulunulan belediye aracılığı ile bizzat kendileri yada makine Mühendisleri Odasınca yapılan kontrol sonucunda tanzim edilen raporda belirtilen eksik hususlar giderilecektir.
(3) 631 sayılı “İş Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu” gereği Kapıcı, Bahçıvan veya özel güvenlik görevlisi çalıştıran apartman veya siteler risk değerlendirme raporu hazırlamak zorunda olduğundan “Sertifikalı “ bir “İş Güvenlik Uzmanına” risk değerlendirme raporu hazırlatılacaktır.
(4) İş Güvenliği Uzmanının raporuna konu olacak “yangın Tüplerinin” her yıl yeterlilik belgesi bulunan bir firmayla yapılan anlaşma gereği kontrolleri ve dolumları yaptırılacak
(5) 631 sayılı “İş Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu” 11’inci maddesi gereği “Acil Durum Planı “ yapılacaktır.
(6) Site / Apartman içerisinde veya dışarısında bulunan tüm elektrikli, elektronik veya mekanik makine ve teçhizatın bakım ve kullanma talimatı yapılarak kullanıcılarına öğretilecektir.
d. Bakım Onarım Hizmetleri Şu Şekilde Yürütülecektir
(1) Site / Apartman içerisinde veya dışarısında bulunan tüm elektrikli, elektronik veya mekanik makine ve teçhizat ile binanın ortak kullanım alanlarının BAKIMI bir öncelik olacaktır.
(2) Bakımlar daha önce hazırlanarak her makine ve teçhizatın yanına asılan ”Kullanma ve Bakım Talimatına” göre yapılacaktır.
(3) Kullanıcı yetkisinde bulunmayan makine ve teçhizat ile ortak alanların bakımları kesinlikle yetkili firmalarca yapılacaktır. (Asansör, Hidrofor Vb.)
(4) Bakımların zamanında yapılması ve takip edilmesi için tüm makine ve teçhizatın periyodik bakım takvimi çıkarılıp takip edilecektir.
e. Mali ve Bütçe Hizmetleri Şu Şekilde Yürütülecektir
(1) Apartman tarafından içerisinde bulunulan yıla ait daha önceden hazırlanmış bir işletme projesi yok ise firmamız tarafından ilgili kanunun 37’nci maddesi esaslarına göre hazırlanan “işletme Projesi “ görüşülüp ve oylamaya sunulacaktır.
(2) Projenin kabulü sonrasında tüm kat maliklerine imzaları karşılığında, olmayanlara ise iadeli taahhütlü mektupla gönderilerek tebliğ edilecek ve (7) gün sonunda proje uygulamaya sokulacaktır.
(3) para çekme, bankamatik, internet bankacılığı dahil her türlü bankacılık işlemini yürütülmesi için “Genel Kuruldan” yetki alınacaktır.
(4) Ani çıkan ve öngörülemeyen durumlar sonrası yapılması gereken bakım, onarım veya yenileme faaliyetleri nedeniyle bütçenin yetersiz kalması durumunda açıklayıcı bir yazı ile tüm kat maliklerinin bilgilendirilmesi sonrasında ek aidat toplama yetkisi alınacaktır.
(5) Hiçbir şekilde elden para toplanmayacaktır.
(6) Her 3 ayda bir gelir- gider kalemlerini gösteren raporlar ile borç-alacak çizelgeleri hazırlanacak ve yayınlanacaktır.
f. Kayıt ve Raporlama Hizmetleri Şu Şekilde Yürütülecektir
(1) Karar defterinin tutulması,
(2) İşletme defterinin tutulması,
(3) Aylık Blancoların Yapılması,
(4) Fatura, Fiş, gider makbuzu, el senedi, tutanak gibi belgelerin arşivlenmesi,
(5) kat maliki ve kiracılar ile yapılan yazışmalar
(6) Resmi kurumlar ile yapılan yazışmalar,
(7) Yapılan bakım ve onarıma ait belgeler,
(8) Garanti belgeleri
(9) Yaptırılan işlere ilişkin teklifler
(10) Firmalar ile yapılan sözleşmeler
(11) Çalışan personele ait ayrı ayrı kayıtlar dosyası,
(12) Kiracılara ait isim, adres ve iletişim bilgileri
(13) Kat maliklerine ait isim, adres ve iletişim bilgileri
(14) İhtiyaca binaen tutulacak diğer kayıtlar,
g. Güvenlik Hizmetleri Şu Şekilde Yürütülecektir
(1) Güvenlik personelinin yönetim tarafından belirlenen alanlarda ve biçimlerde güvenlik hizmeti verip vermediği periyodik olarak denetlenecek ve denetlemeler kayıt altına alınacaktır.
(2) Fiziki güvenlik tesis ve malzemeleri faal halde bulundurulacak ve geliştirilecektir.
(3) Site/ Apartmanın genel güvenliği için mahalli güvenlik kuvvetleri ile koordineli olunacaktır.
h. Eğitim Hizmetleri Şu Şekilde Yürütülecektir
(1) 631 sayılı “İş Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu” gereği kapıcı ve güvenlik personelinin eğitimi gerektiğinden bu eğitimler yapılıp kayıtları tutulacak.
(2) Kapıcıya site sakinleri ile kurduğu diyaloglar sırasında genel davranış biçimleri konusunda eğitim verilip kayıt altına alınacak.
(3) 631 sayılı “İş Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu” 11’inci maddesi gereği yapılan “Acil Durum Planı” ile ilgili tüm personel ve oturanlara eğitim verilerek tatbikatlar yapılıp kayıt altına alınacaktır.
(4) Tüm ortak alan, makine ve teçhizatın uzun ömürlü kullanılması için kullanıcı personelin daha önceden hazırlanan kullanma ve bakım talimatlarına göre eğitimleri yapılacaktır.
ı. Denetleme Hizmetleri Şu Şekilde Yürütülecektir
(1) iş güvenliği uzmanınca yapılacak kontrol formundaki hususlar zamanlı zamansız denetlenecek ve denetlemeler raporlanarak kayıt altına alınacak.
(2)Başta güvenlik personeli olmak üzere kapıcı ve çalışacak diğer personel 24 saat esasına göre denetlenerek kontrol edilecek ve denetlemeler raporlanarak kayıt altına alınacaktır.
i. Hukuki hizmetler Şu Şekilde Yürütülecektir
(1) Mali sorumluluklarını yerine getirmeyen kat maliki öncelikle yazılı olarak uyarılacaktır.
(2) Uyarıya rağmen hala yükümlülüğünü yerine getirmemiş ise 634 sayılı kanunun 20’nci maddesi hükümleri gereği avukat aracılığı ile hakkında dava açılarak alacakların aylık yüzde beş gecikme faizi ile birlikte tahsili yapılacaktır.
(3) Ödemelerini yapmayan kat malikleri hakkında yasal işlem başlatabilmek ve apartmanın diğer problemleri ile ilgili olarak dava açabilmek maksadıyla bir avukata apartman namına noterden vekalet verebilmek, noterden diğer her türlü işlemleri yapabilmek için Genel Kuruldan yetki alınarak karar defterine ve sözleşmeye yazılacaktır.
(4) Yasal işlemlerde kullanılmak üzere gerektiğinde ilgili Tapu Md.lüğünden apartmanın tapu kayıt bilgilerini talep edebilme yetkisi Genel Kuruldan alınarak karar defterine ve sözleşmeye yazılacaktır.
(5) Tüm kamu kurumları ile İZMİRGAZ’da apartman namına işlem yapılabilmesi ve vergi dairesinden apartman adına vergi numarası talep edebilme yetkisi Genel Kuruldan alınarak karar defterine ve sözleşmeye yazılacaktır.
(6) Risklerin bertaraf edilip kat maliklerinin ve yönetim kurulunun hukuki ve mali sorumluluktan arındırmak için apartmanın ortak kullanım alanları sigortalanacaktır. Asansör, Yangın merdivenleri, çatı, vb)
j. Sosyal İlişkiler:
(1) Başta Yurt içi ve yurt dışı geziler olmak üzere Tur firmaları ile koordineli çalışılıp avantajlı gezi programları hakkında site sakinlerini bilgilendirmek,
(2) Site sakinlerinin teklif edecekleri sosyal etkinlikleri desteklemek ve organize etmek,
(3) Site sakinlerinin düğün, nişan, sünnet gibi etkinlikleri ile vefat durumlarında diğer site sakinlerini bilgilendirmek.
k. Danışmanlık Hizmetleri Şu Şekilde Yürütülecektir
(1)Bireysel konutların içerisinde yapılacak her türlü tamirat ve yenileme faaliyetlerinde piyasa araştırması yapılması, (Ücretsiz)
(2)Yapılan araştırma sonuçlarının konut sahibi ile paylaşılıp en uygun firmalara yönlendirilmesi.(Ücretsiz)
(3)Satış ve kiralama işlemlerinde müşteri portföyü oluşturulması.
2. SÖZLEŞME SIRASINDA İSTENECEK BİLGİ VE BELGELER.
a. Apartmanda oturanların, daire numarası belirtilerek ev sahibi veya kiracı durumları ile isim ve iletişim bilgilerini (Telefon – e-posta) içeren bir çizelge,
b. Apartmanda oturmayan ev sahiplerinin; isim, iletişim ve adres bilgileri,
c. Karar defteri,
ç. Apartman sakinlerinin Apartman Yönetimine olan borç ve alacakları ile borcun açılımını tek bir çizelgede gösteren, tarafınızca imzalanmış, bilgisayar veya elle yazılmış bir çizelge (Daire, ad-soyad belirterek, yoruma gerek kalmayacak ve ayrı bir hesaplama yapmamıza gerek kalmaksızın sözleşmenin yapılacağı gün itibariyle borç durumunu net olarak gösteren, anlaşılabilir bir çizelge),
d. Apartmanın ortak alan su ve elektrik faturaları ile varsa merkezi sistem doğalgaz faturası (Bankaya otomatik ödeme talimatı vermek için),
e. Ödenmemiş su, elektrik ve merkezi sistem doğalgaz faturası var mı? Var ise faturalar,
f. Asansör firmasının iletişim bilgileri, firma ile yapılan sözleşme, asansörün mühendisler tarafından yapılan yıllık kontrol raporları,
g. Apartman kapı anahtarı ve diğer anahtarlar,
h. Varsa;
(1) İşletme defteri (Noter onaylı ve noterden her yıl ara tasdikleri yapılmış ise),
(2) Nakit para (Hesap varsa bankadaki tutar, yeni hesap açılacaksa hesaba yatıracak para veya elden tutanakla teslim edilecek para),
(3) Apartmanın piyasaya borçları (Firma adı, telefon, borç miktarı, borcun açıklaması),
(4) Kat malikleri için başlatılan icra takibi ve diğer yasal işlemlerle ilgili; daire, ad-soyad, yasal işleme konu olan para miktarı, dosya no, avukat ad-soyad ve iletişim bilgileri,
(a) Diğer firmalarla yapılan sözleşmeler,
(b) Garanti belgeleri,
(c) Aidatları ödemede veya başka konularda problem yaratanlar hakkında bilgi,
(ç) Apartmanın vergi numarası,
(d) Apartman kaşesi,
(e) Banka cüzdanı ve banka kartı,
(f) Kapıcı SGK prim ödemesinin son makbuzu veya apartmanın SGK iş yeri sicil no ve kapıcı sigorta no’su ile Kapıcının SGK internet sistem giriş şifresi,
(g) İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında yaptırılan risk analizi evrakları,
ı. İlgili tapu müdürlüğünden talep edilecek kat maliklerinin isim listesi, arsa payları ve apartman yönetim planı fotokopisi ile gerektiğinde aidatlarını ödemeyenler hakkında başlatılacak yasal işlemlerde kullanılmak üzere apartman dairelerinden herhangi birisine ait tapu fotokopisi.
